Sigma Gestión 2006 cuenta con dos formularios que realizan tareas de mantenimiento sobre los archivos del sistema y sobre los datos almacenados: Reorganización de archivos y Mantenimiento de la información.
Reorganización de archivos índices
se encuentra en Menú principal / Archivos / Reorganización y permite correr el proceso que regenera los archivos índices del sistema. Cada archivo índice (extensión CDX) esta relacionado con un archivo de datos maestro (extensión DBF) y su función es optimizar la búsqueda y la ordenación de los datos en el archivo maestro.
Suele pasar que ante un corte de energía eléctrica, golpe de tensión o un bloqueo del sistema operativo, los archivos índices queden desactualizados y ocasionen un mal funcionamiento del sistema. En este caso, la reorganización es la solución al problema.
Para la reorganización de los datos es necesario que los demás usuarios se encuentren fuera del sistema y que el resto de los formularios del equipo en el que se va a reorganizar, estén cerrados. Antes de comenzar con la reorganización, el sistema verifica que todos los archivos se encuentren cerrados, si encuentra archivos abiertos, lo informa en la casilla "Reporte de reorganización" y luego pregunta al usuario si desea continuar y reorganizar los archivos disponibles para tal fin.
El proceso de reorganización de todas las tablas del sistema se inicia haciendo click en el botón "Reorganizar" y puede durar varios minutos, dependiendo de la cantidad de información almacenada, al finalizar el sistema debe ser reiniciado.
Con el botón "Seleccionar tablas" se visualiza una grilla que contiene las tablas del sistema y permite seleccionar las que se van a procesar.
Una vez seleccionadas las tablas mediante tildes, se puede utilizar el botón "Iniciar proceso de reorganización" para reorganizar o bien el botón "Eliminar archivos Cdx", hay casos en que los índices están tan dañados que nos es posible regenerarlos sin antes eliminarlos, para esto se utiliza este último botón, primero elimina los archivos Cdx de las tablas seleccionadas y luego regenera los índices. Es el sistema el que nos avisa cuando es necesario eliminar un archivo índice mostrando un cartel con el nombre el archivo dañado.
Los mismos factores mencionados antes (corte de energía, golpe de tensión, etc.) pueden ocasionar que se dañe la estructura de un archivo de datos. Con el botón "Reparar archivos", el sistema extrae los datos del archivo dañado, genera una estructura nueva y vuelca los datos salvados anteriormente. Para la reparación de archivos es necesario que los demás usuarios se encuentren fuera del sistema y que el resto de los formularios estén cerrados.
Mientras avanza el proceso de reorganización, el sistema va reportando el resultado en en la casilla "Reporte", esta información puede volcarse en una planilla Excel, mediante el botón "Exportar resultado a Excel", suele ser muy útil enviar este informe al Soporte técnico de Sigma (info@sigmasoftware.com.ar), sobre todo en aquellos casos en que la reorganización no ha podido solucionar los problemas relacionados con los archivos de datos.
Los botones del formulario de reorganización son los siguientes:
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Mostrar información del sistema: visualiza el tamaño de los archivos del sistema. | |
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Iniciar proceso de reorganización: comienza la reorganización de las tablas. | |
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Eliminar archivos cdx: elimina los archivos cdx seleccionados y reorganiza. | |
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Seleccionar tablas: selecciona las tablas a procesar. |
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Reparar archivos: repara archivos dbf dañados. | |
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Exportar resultado a Excel: envía el resultado del proceso a una planilla Excel. | |
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Cerrar formulario: cierra el formulario de reorganización. |
Mantenimiento de la información
Se encuentra en Menú principal / Archivos / Mantenimiento. A medida que se ingresa información al sistema va actualizando ciertos datos como el stock de un artículo, el saldo de un comprobante, el saldo de una cuenta corriente, etc., los mismos factores mencionados en los puntos anteriores pueden ocasionar ciertas inconsistencias en los datos. Este formulario permite diagnósticar esas inconsistencias y luego repararlas, procesando la información almacenada y recalculando los datos.
Para diagnosticar problemas se utiliza el botón "Diagnosticar inconsistencias", el sistema recorre la información almacenada en busca de inconsistencias y si las encuentra, las muestra en la casilla "Problemas encontrados". Entre otras inconsistencias, este proceso detecta huecos en en la numeración de las facturas, diferencias en los saldos individuales de comprobantes de cuenta corrientes, diferencias en los artículos pendientes de pedidos y remitos, etc.
Para reparar inconsistencias primero se debe elegir una de las tres opciones de mantenimiento: Subsistema de ventas, Subsistema de compras o el Stock de artículos, si se selecciono uno de los dos primeros, debera tildar si el mantenimiento se realizará sobre la cuenta corriente, los pedidos, los remitos o las facturas (se puede elegir una o varias), a continuación veremos cada una de las posibles combinaciones:
